Електронно фактуриране

от Wiki

Направо към: навигация, търсене

От началото на 2013 година Microinvest потвърди своята социална отговорност към околната среда и премина към 100% електронно фактуриране. Фактурите за извършените покупки и услуги се генерират автоматично и се изпращат на посочен от клиента e-mail. С това се спестява голямо количество хартия, елиминират се енергийните разходи за физически транспорт на документите. Всичко става много по-бързо и ефективно, няма загубени или неполучени фактури. Документите са достъпни чрез централен сайт www.InvoicePro.bg, при това 24 часа в денонощието и без възможност за случайно унищожаване. Технологията изисква единствено валиден и активен e-mail на клиентите. Останалото се изпълнява автоматично от софтуера на Microinvest.
Електронното фактуриране е удобно и за двете страни, доставчик и получател, то позволява силно улеснена работа при издаване и въвеждане на документите. Предимство е електронния архив, при който всеки документ може да бъде възстановен, разгледан и отпечатан в произволно време, без участието на издателя. Също така се гарантира неговата сигурност срещу преднамерена подмяна.

Съдържание

Ползи за клиента от електронното фактуриране

Текущото законодателство приравнява стандартното и електронното фактуриране. Затова от гледна точка на нормативната уредба двата варианта за работа (традиционен и електронен) са аналогични. При електронният вариант има предимство – бързина и удобство за обмен на документите. Една електронна фактура може да бъде изпратена моментално по e-mail и да бъде получена и обработена още преди клиентът да се е върнал в своя офис.
Електронните фактури представляват част от бъдещето на обработката на документи и предлагат много предимства.

Основни принципи

Електронното фактуриране е част от новата концепция на Microinvest за развитие на бизнеса, технологиите и процесите. Затова във всички продукти има специално предвидени възможности за издаване и обработка на електронни документи. Принципът на създаване на електронния документ е следния:

  1. Въвежда се стандартната операция, точно по начина, който се прилага в класическата схема на работа;
  2. Документът се съхранява, но вместо да се отпечата, той се подготвя за изпращане в електронен вид;
  3. Чрез средствата на самия продукт или чрез допълнителен инструмент, електронния документ се добавя в базата данни на централен сървър и към получателя се изпраща линк. Този линк отваря документа, който е съхранен на сървъра. Фактическо изпращане на файл няма и това елиминира възможността някоя пощенска кутия да го постави под карантина.

Специфичното при посочената технология е изпращането на линк към документа, а не на самия документ. Това прави по-удобно съхраняването на данните, генериране на документа в момента на потребност и дружелюбното отношение към антивирусните програми.

Традиционни фактури

Хартиени фактури ще се издават само при следните условия:

  1. Клиент, извършил покупка в офис, на Microinvest, който заяви хартиена фактура в момента на покупка;
  2. Клиент, който заяви изпращане на фактура по пощата. Самата куриерска услуга за изпращане на документа е за сметка на клиента.

Процедурите за издаване на хартиени фактури ще са семпли, но поради цялостния стремеж на фирмата за електронен документооборот, за бъдещите сделки ще се препоръчва единствено електронен обмен на документи.

Технология за работа

Електронната фактура представлява аналог на хартиения документ. Голямо предимство на технологията, която се предлага от Microinvest е отсъствието на прикрепен към писмото файл с фактура. Вместо PDF файл към клиента се изпраща кратко писмо с линк на документа. Чрез този линк самият клиент генерира индивидуално копие на фактурата, като на сървъра, при доставчика (в случая Microinvest) има електронно потвърждение за отварянето на документа. Така и двете страни получават уведомление за извършената транзакция, изпратения и получен документ.

Други

Бъдещето принадлежи към електронния обмен на данни. Чрез тази стъпка Microinvest се превръща в лидер при издаването на електронни документи, заедно с водещи световни компании.
Същата технология е достъпна за всички потребители в България чрез сайта за безплатно фактуриране www.InvoicePro.bg

Полезни връзки

Лични инструменти