Изграждане на номенклатура

от Wiki

Версия от 09:28, 1 ноември 2017 на Marketing (Беседа | приноси)
(разл) ←По-стара версия | преглед на текущата версия (разл) | По-нова версия→ (разл)
Направо към: навигация, търсене

Изграждането на номенклатура е основополагащо при внедряване на всеки програмен продукт. В зависимост от правилното проектиране и изпълнение на този процес се определя и цялостното функциониране на програмите. Чрез структурирането на номенклатурите се дефинират възможностите на справките, аналитичните разрези и цялостното информационно обслужване на обектите.
При изграждане на номенклатурите могат да се определят няколко основни насоки. Следването на тези насоки дава възможността да се използва вече придобития опит от реални внедрения и да се постигне по-добър резултат от автоматизацията.

Съдържание

Видове номенклатури и техните особености

Продуктите на Microinvest имат различни по вид номенклатури. Част от тях са особено важни за работата на цялата система, други са по-скоро информативни и не са от голямо значение за оперативните дейности. Съществува пряка връзка между значението на номенклатурата и нейният обем, по-голямата номенклатура има по-голямо значение за правилната отчетност на дейността. Затова номенклатурите могат да се разделят на следните видове според техния обем:

  1. Най-голямата и важна номенклатура са стоките. В супермаркети такава номенклатура може да достигне обеми от 5 000 до 100 000 артикула. Затова правилното изграждане и разпределение по групи е от решаващо значение при процеса на внедряване и използване на програмата;
  2. Втората по обем номенклатура са партньорите. При определени компании това са хиляди отделни партньора, хиляди клиентски карти и отделни частни клиенти. Едновременно с това, при други обекти има само няколко партньора, голяма част от купувачите са обединени в един анонимен партньор, например „Население“, „Клиенти“ или други;
  3. Номенклатурите на операторите е следващата по приоритет номенклатура. Чрез нея се прави вътрешната отчетност на компанията и контрол на дейността. Тази номенклатура е малка по обем и не подлежи на много специална обработка;
  4. Най-малката и постоянна номенклатура са обектите. При нея е специфично това, че тя е постоянна, откриването на нов обект е рядкост и нейното влияние е сравнително слабо на фона на цялата система.

При създаване на номенклатурите трябва да се обърне внимание на първите две позиции, без тяхното правилно изграждане системата е обречена на неуспех.

Основни принципи

При изграждането на номенклатурите има няколко основни принципа, които гарантират успех. Въз основа на опита в реални обекти могат да се посочат елементарни правила:

  1. Попълването на всички възможни полета дава голям резултат при последващата работа на системата. Ако за една стока се въвеждат всички възможни елементи (баркодове, мерни единици и описание), то при справките има по-дълбок разрез на параметрите и по-добра аналитичност;
  2. Структуриране на информацията по профил на дейността. Съществува оптимално разпределение на стоките по групи в зависимост от различните дейности. За да се създаде такава структура трябва да се направи анализ на необходимите справки и аналитична информация. Едва след това да се създадат и изградят групите, като във всеки един момент се проверява дали справките съответстват на поставените цели и задачи;
  3. Максимално опростена структура. Неправилно е мнението, че сложната структура дава по-добре справки. Една структура е оптимална когато е семпла, но дава всички възможни аналитични разрези. При това трябва да се използват и допълнителните варианти за аналитичност, например по код, по описание и други параметри. Отличен пример за това е допълнителното разделяне на стоките по групи.

Основните принципи са общовалидни, тяхното спазване е своеобразен закон при създаване на номенклатурата, неспазването им елиминира преимуществата на програмата и силно намалява възможностите на получаване на качествена информация.

Номенклатура на стоките

Номенклатурата на стоките е най-обемната и най-важната номенклатура. Правилното и разпределение дава възможност за анализи на операциите, провеждане на маркетингови кампании, система от индивидуални или свързани отстъпки и други оперативни действия. Едновременно с това тази номенклатура е сложна за въвеждане поради големия си обем и разнообразен профил. При въвеждане на стоките се използват технологиите:

  1. Индивидуално въвеждане на стоките чрез интерфейса на програмата;
  2. Първоначално изграждане на номенклатурата чрез съветника за нова база;
  3. Импорт на номенклатура от Excel файл;
  4. Обмен с други продукти.

При въвеждане на номенклатурата на стоките има много полета, които дават важна информация. Често срещата практика е да не се попълват допълнителните мерни единици, да се оставят празни номинално и минимално количество и да не се въвежда описание на стоките. Всяко едно от тези полета дава възможност за различни по вид и съдържание справки и активира автоматични функции. За ежедневната работа на мениджърите това е помощ и най-важното, висока ефективност.

Препоръки за номенклатурите на стоките

Правилното разделяне на стоките по групи е много важно, определящо за функционирането на цялата система. Акцентите, които трябва да се съобразят са:

  1. Правилно разпределение на стоките по основни групи. Препоръчително е основните групи да са от 5 до 20, но да не надминават 20 групи. По-детайлното разпределяне на основните групи по-скоро затормозява системата и справките, без да доведе до оптимизация на процесите. Прекаленото деление на групи не е плюс за работата;
  2. Работа по формулата X*Y*Z или винаги да се балансират аналитичността по групите. Например при 20 групи, всяка от тях с по 10 подгрупи и по 100 стоки в подгрупата се получава общ резултат от 20 000 стоки (примерна наличност на голям супермаркет), като се запазва оптимално съотношение на групи и подгрупи;
  3. Сравнително симетрично натоварване на номенклатурите, например да не се създават много групи и подгрупи, които да имат само по 5 елемента, докато при други да има по 1 000 елемента. Балансирането на стоките да е въз основа на реалните справки, обобщено на мениджърските принципи на отчитане. Небалансираните номенклатури затрудняват анализа;
  4. Разделяне въз основа на справки, а не на принцип на принадлежност. Понякога се вмъкват излишни нива, например се разделят групи от доставчици, групи от опаковки и групи от допълнителни параметри, като в бъдеще това никога не се използва и е никому ненужно.

Правилното разпределяне на групите от стоки е важно и трябва да се обмисли много сериозно. Затрудненията, които се получават от претоварени групи или излишна аналитичност могат да направят работата трудна и бавна, справките разчленени и да попречат на мениджърския поглед върху дейността на цялото предприятие. Посочените препоръки са реални и са взети от практическите внедрявания на програмните продукти.

Номенклатури на партньорите

Номенклатурата на партньорите е втората по важност номенклатури. При част от фирмите тази номенклатура не е от голямо значение, но при други тя е определяща. За основна част от потребителите може да се препоръчат няколко практически съвета:

  1. При въвеждането на номенклатурата да се попълват всички възможни данни. Понякога данни като e-mail, лице за контакт и дори банкови сметки могат да са от помощ при съставянето на справки или документи. Времето за въвеждане на тези параметри е нищожно пред потенциалните възможности за обработка и използване на тези номенклатури;
  2. Структурирането на групите на номенклатурата да е просто и да е ориентирано към възможните отстъпки и групова обработка. Например разделянето на клиентите по % отстъпка, по вид на притежаваната карта:
    • Клиенти със златна карта;
    • Клиенти със сребърна карта;
    • Клиенти с бронзова карта;
    • Редови клиенти.
  3. При създаването на групите да се използва вложеност, например определени клиенти са подгрупа на други клиенти, определени отстъпки са по-множество на други и т.н. Това подпомага въвеждането на много авангардни технологии за отстъпки чрез съществуващата система за ценови правила;
  4. Принципите за X*Y*Z разпределение на групите, което е описано в номенклатурата на стоките, също дават отлични резултати.

Номенклатурата на партньорите е определяща за маркетинговата стратегия на обекта. Основната част от организацията и разпределянето на партньорите трябва да е подчинено именно на тези принципи. Също както при стоките, въвеждането на номенклатурата става чрез:

  1. Индивидуално въвеждане на партньорите чрез интерфейса на програмата;
  2. Първоначално изграждане на номенклатурата чрез съветника за нова база;
  3. Импорт на номенклатура от Excel файл;
  4. Обмен с други продукти.

Добра препоръка е допълнителното разделение на партньорите на Доставчици и Клиенти.

Номенклатури на обектите

Обектите са сравнително постоянна номенклатура. В реалността въвеждането или извеждането на нов обект е свързано в много организационни дейности, ремонтът на един нов магазин е несравнено по-сложен от добавянето му в номенклатурата на програмните продукти. Затова при въвеждането на обектите не може да се определи някаква препоръчителна технология, по-скоро може да се следват реалната ситуация на елементите. Групирането на териториален принцип (обекти в един град, масите в един ресторант, етажите в заведение) са възможностите за систематизиране на номенклатурата. Тук няма твърдо зададени правила, трябва да се използват добрите практики на мениджърите за обобщаване на справките.

Списък с потребителите

Списъкът с потребители предоставя възможност за отчитане на персонала. Затова тук могат да се направят препоръки:

  1. Въвеждане на групиране на потребителите по длъжности – оператори, мениджъри или други профили;
  2. Въвеждането на принцип на смените – I-ва смяна, II-ра смяна и друго разделение според работното време;
  3. Въвеждане на потребителите по географски принцип, например продавачи във всеки магазин, сервитьори по етажите, работници в склада или мениджъри.

Разделянето на номенклатурата трябва да следва йерархията в самата компания и да дава възможност за добри справки. Разделянето по нива на компанията дава аналитичен разрез на служителите според тяхната длъжност.

Други оптимизации

Съществуват много различни оптимизации на номенклатурите. Най-важно е да се избягват елементите на „струпване“ и на „разсейване“:

  1. Струпване е добавянето на много различни елементи в една група, без тяхното правилно разпределение. Например ако има 1 000 стоки в една група или подгрупа, то най-добре е те да се разделят на няколко „порции“ по отделни елементи. Така няма да има струпване на данните, което затруднява справките, при избор на такава група се получават 1000 резултата и има объркване;
  2. Разсейване е съществуването на отделни групи или подгрупи с по 5-7 елемента. В този случай групите са полу-празни и за да се получи резултат трябва да се направят няколко отделни справки и да се обединяват резултатите. Също е неудобно!

Възможността за Drag & Drop на стоките позволява динамично преместване на елементите на номенклатурата за най-оптимално използване на разделението по групи.

Допълнително разделяне на стоките

В Microinvest Склад Pro съществуват механизми за допълнително обединяване и разделяне на стоките. Чрез разпределение по код, по каталожен номер и други принципи е възможно да се направи паралелна или спомагателна структура на стоките, която подпомага процеса на аналитично разделяне на стоките. Допълнителното разделяне на стоките е описано в следната статия.

Справки

Справките са силно подчинени на номенклатурите. В зависимост от изградените номенклатури се съставят и справките, делението е пряко зависимо от създадената организация. Предимство е възможността за комбиниране на различни параметри, например една справка може да съдържа филтър по група, по код и по каталожен номер. Затова попълването на допълнителните полета може да разшири възможностите за справки и да ги направи по-удобни за аналитично разделяне на стоките.
Отлична практика е проверка на евентуални справки още преди да се „налее“ цялата номенклатура, по този начин се проверява дали ще се изпълнят заложените критерий за работа на цялата система.

Помощни полета на номенклатурите

В номенклатурите съществуват помощни полета. Например една стока може да има няколко баркода и много каталожни номера. Това подпомага процесите за аналитично разделяне на стоките и създава възможност за друг вид търсене. Пример за това е възможността две или повече стоки да имат един и същ каталожен номер, като по този начин те представляват функционални аналози. Например ако трябва две стоки да са взаимнозаменяеми, то в каталожния номер поставяме една и съща информация и чрез функцията „Локатор“ можем да намерим двете стоки, без значение, че те принадналежат на съвсем отделни групи или дори раздели на номенклатурата.

Изводи

При създаване на автоматизирана система е наложително да се планира нейното внедряване. От своя страна самото внедряване са процеси по инсталиране на хардуер, настройка на устройствата и обучение на персонала. И най-важният елемент – създаване и попълване на номенклатурите. Без този елемент и неговото правилно изпълнение всяка система ще страда от затормозяване и ще предизвиква неудобства при работа. Ето затова трябва да се обърне огромно внимание на номенклатурите и те да се въведат според установените правила за правилно изграждане на структурата от групи, подгрупи и стоки. С това основата за успешна бъдеща работа с продуктите на Microinvest е гарантирана.

Полезни връзки

Лични инструменти