Изпращане на документ по e-mail

от Wiki

Направо към: навигация, търсене

Изграждането на бизнес модел с разпределено управление, например няколко офиса на една организация или комуникация между близки партньори, изисква нови технологии за управление на процесите и предаване на данните. Затова един от най-важните въпроси е как да се изпрати документ по e-mail между отдалечени офиси на една компания без връзка помежду си или изпращане на документ по e-mail към партньор. В продуктите на Microinvest този процес е много силно залегнал и съществуват разнообразни технологии за работа. Настоящата статия разглежда технологията като цяло и предлага различни решения по въпроса за отдалечена връзка между една или няколко организации.

Съдържание

Основи на документите

Огромно е разнообразието на документи, компютърни системи, стандарти, бази данни и принципи на работа. Всяка организация има свой програмен продукт (внедрен и работещ) и вътрешни принципи на работа. Въпреки това има определен набор от параметри и данни, които са валидни при всяка организация, при всяка работно място и оператор. Познаването на точно тези специфики позволява безпроблемно предаване и приемане на данните между различни системи и процеси.
Различният принцип на работа си прилича в частта с издаване на документи. Дори при коренно различен принцип на организация на процесите, съдържанието на един документ не се различава от една компания до друга. Съдържанието се определя от нормативната база на съответната държава и е общ принцип за всички участници във финансовия пазар на съответната държава. Затова именно общите параметри на документите са универсални за всички участници на пазара.

Съдържание на документите Документите между различни юридически лица съдържат най-малко следните реквизити:

  1. Идентификатор на компанията – издател на документа. Това обикновено е продавача по сделката. Идентификаторът може да е данъчен номер, ДДС номер, име, адрес и други индивидуални параметри на компанията. Практически всеки един от тези параметри е достатъчен на идентификация на компанията;
  2. Получател по сделката. В общият случа това е нашата компания и не се нуждае от идентификатор. За това ние самите можем да определим получателя и това е твърдо зададено в софтуера, който работи на съответното работно място. Въпреки това, тази информация представлява неделима част от документа;
  3. Набор от една или няколко стоки и услуги, определени чрез код или име на стоката. Това е идентификатор на конкретната позиция в документа. Особено интересно е използването на баркод като идентификатор на стоките;
  4. Количество и цена на стоките/услугите. Тези показатели описват същността на сделката и съдържат финансовите параметри на документа;
  5. Допълнителни данни като метод на плащане, сума, задължения, срокове и допълнителни споразумения. Това са индивидуални параметри в операцията и са строго специфични при всяка една компания и сделка.

Указаните по-горе параметри описват най-важните реквизити на сделките и осигуряват преносимост на информацията между различните участници на пазара. Затова именно тези параметри са важни за обмена на информация и предаване/приемане на документите.

Обмен на документи

Документите могат да се предават в няколко режима:

  1. Ръчен режим, например издателя създава документа, разпечатва го, получателят приема хартиеното копие на документа и го въвежда в своят софтуер. Това е стандартния принцип при липса на електронен обмен на данни;
  2. Полу-автоматичен режим. Издателят издава документа, изпраща го по пощата в електронен вид, получателят приема документа и го разпечатва (или без копие на хартиен носител) го въвежда директно в софтуера приемник. Това е най-често срещания случай за обмен на документи;
  3. Напълно електронен вариант, Издателят прави електронно копие на документа, без хартиен носител, изпраща това електронно копие и получателят директно прави импорт на информацията в своя софтуер. Това е оптималният вариант защото няма никакъв хартиен обмен, всичко е електронно, с минимални усилия и без потенциални грешки;
  4. Режим на репликация на данните, когато самите SQL сървъри обменят данни по между си и документите се движат автоматично. Тъй като тази система е напълно автоматична, не изисква намесата на оператор, тя няма да бъде разглеждана в настоящия материал.

Тъй като вариантите за обмен на данни са много, няма лесна система, чрез която се обобщят. Конкретната технология и приложение се избират в зависимост от търсените резултати и в следствие на решение на системните администратори, които поддържат цялостната система.

Изпращане на документите

Изпращането на документите от Microinvest Склад Pro може да се осъществи чрез няколко технологии:

  1. Издаване на документа чрез стандартна процедура. Когато документът е визуализиран на екран, операторът съхранява документа като PDF файл (или друг предпочитан формат). Полученият документ в PDF се изпраща по e-mail към получателя. В този случай PDF файлът се създава в момента на печат на документа, аналогично на стандартния печат върху хартия;
  2. При издаване на документа се следва стандартна процедура, по желание на оператора документът може да бъде отпечатан или не. След това чрез меню Редакция/Администриране/Обмен на операции документите се експортират (филтър по дати или по номера на документите) и се съхраняват в междинен файл. Този файл се изпраща по e-mail за автоматичен импорт от получателя.

Двете технологии са подобни, при втората технология данните не могат да се разчетат от оператор, те са в строго компютърен формат.

Получател на документи

Получателят на документите приема документа и в зависимост от неговия вид може да изпълни следните процедури:

  1. Ръчно въвежда документа, когато полученият файл е в PDF формат и представлява електронно копие на документа;
  2. Изпълнява процедура за импорт на операции, когато полученият файл е електронен еквивалент на извършените при изпращача документи. Обикновено това е чрез Импорт на операции;
  3. Изпълнява импорт от Excel файл в съответствие със стандартната процедура за импорт на данни (номенклатури и операции) с помощта на Съветника за импорт на данни.

За проверка на документите е достатъчно да се провери общата сума на документа и правилното попълване на изпращач/получател. Сумата е добър гарант за качеството на получения документ.

Пренос между системи

Съвместяването на различни системи е изкуство. Въпреки това електронният обмен на документи е перспективно и не изисква особено сложни процедури. Дори и при най-затворените системи, чрез Microinvest Склад Pro могат да се създават документи в PDF формат и да се елиминира печата. Всичко това спестява време и разходи за хартиените носители.

Други особености

Електронният обмен на документите е мощно средство за автоматизиране на дейността и може рязко да намали обема на извършената работа. Microinvest Склад Pro позволява на съвременните технологии да оптимизират дейността и за по-кратко време да се обработват повече данни.
Същото е валидно в случаите, когато една компания иска да намали обема на хартиените документи и да няма разходи за механично предаване и архивиране на документи.

Полезни връзки

Лични инструменти