Истински и не-истински Excel файлове

от Wiki

Направо към: навигация, търсене

Огромна част от бизнес операциите се съхраняват в таблици и представляват редове с финансови данни. Най-популярният продукт за управление на таблици е Microsoft Excel и неговият електронен формат във вид на xls файлове де факто е стандарт в съвременното общество. Именно тези файлове се използват за съхраняване и пренос на данни между различни източници. Едновременно с това има няколко особености на xls файловете, които трябва са се познават за добрата съвместимост и работа с електронните таблици. Microinvest полага специални усилия за поддържане на съвместимост между различни продукти и настоящата статия адресира възможностите за обмен на данни чрез xls файлове.

Съдържание

Видове xls файлове

Като водещ световен продукт, Microsoft Excel е търпял развитие във времето. Затова съществуват няколко версии и модификации на xls файловете, които принципно са съвместими помежду си. Едновременно с това има и особености, които е важно да се познават. Тези твърдения важат за по-стария формат xls, така и за по-новият формат xlsx. Вторият формат представлява наследник на първия, но описаното в настоящата статия е валидно и за двата вида файлове.
Освен по външното разширение, което служи само за разпознаване на файловете, важен е вътрешния формат и съдържание на файла. Това е определящото за съвместимостта между различните продукти.
С няколко дума, разширението xls означава, се файлът съдържа електронни данни, но само вътрешния формат е определящ за съвместимостта между различните продукти. Затова фокусът на текущата статия е върху вътрешното представяне на данните и тяхната обработка в xls файловете.
Основната част от тази статия е свързана с импорт на данни от xls файл в продуктите на Microinvest. Точно импортът е операцията с най-сложна обработка и при нея е от особено значение подредбата на данните, предоставена от външната програма. При експорт от Microinvest към други продукти не са наблюдавани никакви проблеми със съвместимостта.

Историческа ситуация

Исторически Microsoft Excel се е развивал последователно. Всяка следваща версия добавя подобрения към предишната и осигурява съвместимост на данните. Постепенно, с нарастване на влиянието на Microsoft Excel, все повече софтуерни фирми започват да създават файлове във формата на Excel. При това част от тези фирми не изпълняват на 100% изискванията за съвместимост и постепенно започва да се получава разминаване между оригиналните и допълнително създаваните Excel файлове. Затова в определен момент тези различия са толкова големи, че те пречат на съвместимостта на продуктите и затрудняват обмена. Освен това част от софтуерните фирми не влагат усилия за по-добра съвместимост, което допълнително усложнява задачата.

Истински xls файлове

Истински xls файлове наричаме всички файлове, които са създадени от самия Excel, без значение от неговата версия. Те спазват на 100% зададения Excel формат и винаги работят без проблеми във всички софтуерни продукти. Предимството на тези файлове е чистата и структурирана информация в тях, както и отсъствието на проблеми в съвместимостта. Тъй като източник на информацията е самият Excel, при тези файлове не се наблюдават никакви проблеми със съвместимост или друг вид нестандартни данни, вградени в тях.
При продуктите на Microinvest никога не са наблюдавани трудности при обмен с тези файлове. Затова можем да приемем, че файл, създаден от Excel е безпроблемен.

Не-истински xls файлове

Не-истинските Excel файлове са създадени чрез експорт от различни софтуерни продукти, на техният произход не е пряко свързан с Excel. Те имат същото разширение (xls или xlsx) и наподобяват оригиналните файлове, но понякога информацията в тях не е структурирана на 100% в съответствие с изискванията на Excel и извличането на данните представлява предизвикателство пред софтуерните продукти.
Продуктите на Microinvest се стараят да обработват такива файлове, но често се срещат проблеми, особено при обмен с платформата и продуктите на 1С. Експортът, осигурен от 1С не спазва на 100% формата на Excel файловете, затова е необходима допълнителна обработка за осигуряване на съвместимост.

Елиминиране на несъвместимост

Съществува много проста технология, която осигурява пълна съвместимост на xls файловете от различни производители към продуктите на Microinvest. Технологията е базирана на проста, но ефективна последователност:

  1. Полученият xls файл се копира в отделна папка;
  2. Този файл се отваря с оригинален Microsoft Excel;
  3. Ако настройката на файла R1C1 Stype е включена в свойствата на файла, задължително се изключва тази настройка. Тя елиминира буквените имена на колоните и прави файлът да има само цифрови стойности на редове и колони;
  4. Файлът се записва под ново име чрез функцията Save As. Това практически осигурява самият Excel да се погрижи за структурата на файла и автоматично отстранява всички евентуални проблеми. Без значение е дали се избира xls или по-съвременния xlsx формат;
  5. Сега вече е възможно де са направи стандартен импорт на Excel файл от продуктите на Microinvest като xls файл;
  6. С това процедурата е завършена.

Настоящата технология е валидна само при импорт на файлове, при експорт на файлове Microinvest Склад Pro се грижи да правилното съдържание на файла и не се наблюдават никакви проблеми в съвместимостта.

Други

Процедурата, описана в предишната глава е напълно универсална, но изисква наличието на инсталиран Excel. При част от компютърните системи този продукт не е част от стандартната конфигурация, затова процесът може да бъде осъществен на друг, отдалечен компютър. Важното е самият файл да е преминал през тази обработка и да е съхранен чрез функциите на Excel.

Полезни връзки

Лични инструменти