Нова база

от Wiki

Направо към: навигация, търсене

Продуктите на Microinvest са многофирмени и могат да работят с отделни бази данни. Всяка база данни представлява самостоятелна организация, със собствена номенклатура и индивидуални операции. Предвидената в Microinvest функционалност на продуктите дава възможност на потребителите да създават нови бази и да променят текущата активна база. При този процес има няколко особености, които трябва да се познават отлично и да се използват според проектните характеристики на системите.

Съдържание

Нова база

Понятието нова база е равносилно на създаването на нова организация в системата. Точно както създаване на нов документ в Word или Excel, създаването на нова база започва от самото начало, като организация без никакви операции, номенклатури или други данни.
Създаването на нова база трябва да премине през всички етапи на настройка на програмата за предвидената организация. Особено внимание трябва да се обърне на настройката на ДДС, защото тя е определяща при въвеждането на номенклатурата на стоките, цените и всички операции.

Нова база с номенклатури

Частен случай на създаване на нова база е „Нова база с номенклатури“. В този случай новата база е празна база, наследник на текущата база от данни, от която се прехвърлят всички основни номенклатури – стоки, партньори, оператори и обекти. Също така се прехвърлят и част от рецептите, ценови правила и други параметри.
Идеята на „Нова база с номенклатури“ е да се създаде отделна организация, която има всички номенклатури на основната. По този начин може да се започне работа на чисто, без затормозяващи операции или други хронология. Новата база подлежи на почистване и оптимизиране на съдържанието, на лесна инвентаризация и е отправна точка за нови операции.
Когато се избере меню „Нова база с номенклатури“, номенклатурите се прехвърлят от текущо активната база данни в новосъздадената. Затова трябва да се има предвид, че нова база с номенклатури се създава от текущата база. Ако има повече от една активни бази, то преди създаване на нова база с номенклатури трябва да се провери коя е активната база в момента.
Продуктите на Microinvest не разрешават определена номенклатура да бъде изтрита, ако тя вече участва в операции. Затова нова база с номенклатури „освобождава“ номенклатурите за изтриване и базата може да бъде „почистена“. Това е особено ефективно в големи магазини, които с течение на времето са натрупали мъртви стоки, такива, които повече никога няма да се продават и само натоварват номенклатурата.

Нова база с номенклатури – други способи

В практиката съществуват алтернативни способи за създаване на нови база с номенклатури. Най-често се използват следната последователност:

  1. Текущата база се копира като нова база. Това става чрез копиране на текущия Access файл или чрез средствата на избрания SQL сървър;
  2. Новосъздадената база се отваря със средствата на базата от данни и от нея се изчистват всички операции, плащания и касова книга. Нулират се системните таблици с номерация на документи и съдържание;
  3. Базата се проверява за консистентност и е готова за работа.

Също така може да се използва конверторът на данни от един тип база в друг:

  1. Създава се нова, празна база чрез Microinvest Склад Pro;
  2. Чрез конверторът на данни, от старата база в новата се прехвърлят всички данни, без операциите, плащанията и касовата книга;
  3. Проверяват се настройките на базата;
  4. Прави се „Преизчисляване на количествата“ и базата е готова за работа.

Посочените технологии на работа са по силите единствено на подготвени специалисти. При никакъв случай не би трябвало клиент самостоятелно да прилага някой от тези способи на създаване на база, защото това може да доведе до пълно объркване на данните в последствие.

Нова база с номенклатури и количества

Понякога се налага да се започне на чисто, с нова база, но със съществуващи номенклатури и количества. В този случай се прилага следната технология:

  1. От старата база в Excel се експортират всички номенклатури. Създават се няколко Excel файла;
  2. От старата база се съставя една обща операция с количествата на стоките. Това са наличностите към текущия момент;
  3. Създава се нова база;
  4. В новата база се импортират последователно номенклатурите;
  5. За да се въведат наличните количества се изпълнява импорт на операции. Обикновено това е операция „Ревизия“ или „Доставка“. Така в програмата се задават количествата от т.2.

Стъпки 3 и 4 могат да се обединят, ако се направи „Нова база с номенклатури“, както е указано по-горе в настоящата статия. При цялата процедура трябва да се имат предвид няколко особености:

  1. Синхронизацията на стоките се осъществява по код. Задължително е всички стоки да притежават уникален код на стоката;
  2. Ако част от номенклатурите се дублират, обработката трябва да се извърши преди импорта, в противен случай програмата няма да определи стоките правилно и за натрупа данни от едни стоки върху други.

Изпълнението на цялата последователност на действие е по силите на средно напреднал потребител, но е желателно да се наблюдава от специалист, защото може да доведе до пълно объркване на наличностите на стоките в склада.

Изводи

Промяната на базата от данни е много отговорна задача, която често се подценява от потребителите и специалистите. Затова предварително трябва да се знае целта и да се направи план за създаване на нова база и мигриране на данните към нея.
След като бъде създадена нова база, всички продукти, по всички работни места трябва да бъдат превключени към ново създадената база, в противен случай е възможно част от операциите да се запишат в старата база и да е невъзможно тяхното прехвърляне в актуалната организация. При прехвърляне на продуктите от една база към друга е задължително да се спазват правилата за Смяна на базата от данни.

Полезни връзки

Лични инструменти