Разминаване между касов апарат и отчети

от Wiki

Направо към: навигация, търсене

Понякога при реална работа на Microinvest Склад Pro Light се получава разминаване между справките за продажби и отчетите по касовите апарати. При получаване на разминаване от този вид има няколко вида справки и действия, които могат да се предприемат. Правилните стъпки са от решаващо значение за предаването на точна и адекватна информация към мениджърите, счетоводителите и целия управляващ персонал.

Съдържание

Основа на проблема с разминаване на отчетите

Касовите апарати и фискалните принтери представляват самостоятелни устройства. Те имат вградена памет и комуникират с персоналните компютри по определен от производителите им протокол. Това е предпоставка за разсинхронизиране на информацията и разминаване на съответните справки между компютър и периферно устройство. Съществуват и ситуации, при които комуникацията е неустойчива и данните се загубват по трасето между компютъра и фискалния принтер. Натрупването на един или няколко проблема от този тип предизвиква промяна на синхронността на данните и разминаване на отчетите.

Къде са верните отчети?

При всички положения трябва да се разчита на отчетите от компютърната система. Данните в нея са много по-надеждни, консолидирани и точно дефинирани. Общият принцип е, че компютърната система съдържа първичните данни, докато фискалните устройства и касови апарати съдържат данни изпратени от програмата в режим на печат. Изпращането на данни би трябвало да гарантира тяхното получаване от страна на фискалното устройство, но не винаги се получава така. Затова принципът е, че данните в компютъра са верните и служат за опора.

Възможни ситуации, при които има разминаване на данните

При разминаване на данни трябва да се елиминират причините, довели до разсинхронизирането:

  • Разминаване на вградените часовници между устройствата. Например компютърът и фискалният принтер имат различно установен час и минути, единият от двата часовника изостава или избързва или дори работи в друга дата;
  • Работа с няколко различни устройства. Тогава би трябвало общият отчет да се съвкупност от всички индивидуални отчети на устройствата. Проблем предизвиква и подмяната на някое от устройствата по време на работата;
  • Междинен Z отчет от определено устройство нулира неговото състояние и натрупаните суми, докато компютърът няма необходимост от междинно нулиране. Веднага е появява разлика;
  • Комбинирано издаване на Фискални и Служебни бонове, при което вторите не се отчитат във фискалната памет. Сумата се натрупва само от фискалните бонове и има разминаване на справките;
  • Редакция на вече издаден документ с фискален бон. В този случай трябва да се направи анулиране на първия фискален бон и да се издаде нов. Ако това не се изпълни, веднага се появява разминаване между фискалния апарат и компютъра;
  • Аварийно състояние може да попречи на определено устройство да отчете операцията в собствената си памет. Например при липса на хартия или токов удар определено устройство може да отмени продажбата, като по този начин възниква разлика между отчетите.

Освен описаните ситуации е възможно да възникнат и ред други, неописани тук. Въпреки това отчетите по компютърната система са правилни и те са водещи за собствениците.

Как се проверяват данните и се установява причината?

Възможностите за проверка са много. Чрез справка за издадените касови бонове може да се провери дали на всяка продажба има вече издаден касов бон. Това гарантира че всяка продажба е преминала през фискалното устройство. Ако има пропуск или дублиране на номерацията на касовите бонове е налице пропуск или удвояване на операция и разминаване на отчетите.
Алтернативен метод е проверката на продажбите по период от време. Това се изпълнява чрез така наречената „Справка на собственика“. Точно тя определя начало и край на операциите. Тук се включва и проверка на състоянието на вградения часовник на устройството. След определяне на началния и крайния час на справката би трябвало да има прецизно засичане на данните за извършените операции.
Най-трудоемкият начин за проверка на синхронизацията е отмятането на всеки чек по отделно и сверяването му справката от Microinvest Склад Pro.

Надеждност на системата

Много от потенциалните проблеми могат да се избегнат още по време на проектиране на системата. Чрез правата на достъп е възможно да се забранят служебните чекове. Добра идея е да се използват реални, физически COM портове и качествени кабели между компютъра и фискалното устройство. Това също намалява смущенията и евентуални загуби на информация при комуникация.

Предотвратяване на разминаване между отчетите

Изключително важно е причините за разминаването да се анализират и да се предприемат съответните мерки за тяхното предотвратяване. Тъй като повечето от проблемите са ясно видими, съответните мерки за елиминиране са ясни и във възможностите на произволен инженер с компютърно образование.

Полезни връзки

Лични инструменти