Трансформация на документи

от Wiki

Версия от 09:12, 1 ноември 2017 на Marketing (Беседа | приноси)
(разл) ←По-стара версия | преглед на текущата версия (разл) | По-нова версия→ (разл)
Направо към: навигация, търсене

Microinvest Склад Pro притежава авангардна система за управление на документите. Чрез технологията „Трансформация на документи” програмата позволява последователна обработка на документите, като един документ се въвежда еднократно и след това се преобразува в друг вид документ. Така се проследява обработката на документите в различни фази, като се минимизира количеството работа от страна на операторите и се повтаря точната процедура и последователност на документите.

Съдържание

Трансформиране

Идеята на трансформацията е последователна обработка на операциите. Пример за такава обработка може да е следната последователност:

  • Въвеждане на поръчка от клиент;
  • Обработка на поръчката и представяне на „Проформа фактура”;
  • Потвърждаване на плащането и издаване на „Стокова разписка”;
  • Превръщане на съответната разписка във фактура.

Последователната обработка на документите позволява да се въведе клиентската поръчка и чрез Трансформация от поръчката да се създаде следващия документ, без да е необходимо повторно въвеждане на данните. След това да се издаде следващия документ във веригата и така да се проследи всеки етап на сделката.

Предимства на технологията

Предимствата на тази технология са много: драстично намалява работата по въвеждане на документите, елиминират се грешки на въвеждане на стоките и се позволява проследяване на всеки етап от движението на документите. По този начин има контрол върху изпълнението на документите и работата на операторите. При правилна организация, времето за обработка се намалява, защото данните са въведени и единствено се прехвърлят към друг документ (с възможност за корекция). По желание на операторите документите могат да остават като хронология или да се изтриват. Когато документите се изтриват, може да се следят само активните документи, останалите автоматично се отстраняват.

Улеснения при работа

Трансформацията на документите позволява промяна на данните. По този начин, ако един клиент е поръчал определено количество от стоките, при трансформацията операторът може да промени параметрите, например с нова по-ниска цена или друго количество. Всеки документ съдържа индивидуални данни и може да отрази текущото състояние на бизнес процеса. Практически всички параметри от документа са на разположение за обработка, като операторът решава какви промени да внесе.

Задачи, които се решават

Чрез трансформация на документи се решават следните задачи:

  • Повторно въвеждане на същия документ, например при периодична доставка или продажба на подобни артикули, например зареждане на безалкохолни напитки от един и същ доставчик;
  • Проследяване на връзките с клиентите, като във всеки момент може да се види докъде са стигнали документите, какво е изпълнено и какво стои в редицата от задачи/документи;
  • Комбиниране на няколко документа в един, заявка към доставчик въз основа на няколко отделни поръчки;
  • Автоматизиране на еднотипни операции. Създава се документ-шаблон, който след това се трансформира в друг документ, но не се изисква да се избират стоките;
  • Други задачи за обработка на много еднотипни документи.

Полезни връзки

Лични инструменти